Advokat Helge Grimstad er opptatt av at styrearbeidet er basert på faste rutiner i behandling av klagesaker fra beboere, naboer eller andre.
– Styret bør oppfordre til at en klage gjøres skriftlig. Skriftlighet skaper mer presise og sikre opplysninger om tidspunkt, navn og andre fakta. Terskelen for å klage blir også høyere for mange, og ikke minst er skriftlige dokumenter viktige hvis en sak skulle gå til domstolene, sier han.
Helge Grimstad
Advokat i advokatfirmaet Økland & Co DA
Foto: Erik Krafft
Styret kan likevel ikke avvise muntlige klager.
Objektiv vurdering
Boligselskapets avgjørelse i en sak må være tuftet på boligselskapets interesser, og personlige interesser må vike. Vedtekter og regelverk danner rammen for styrets behandling av klagen.
– Styret bør ha faste rutiner for klagebehandlingen, for det skaper tillit når en klage blir behandlet grundig og upartisk, på en objektiv måte, sier han.
Ofte er det ikke mulig for et styre å løse en sak internt mellom to parter, og styret må ta stilling i saken i favør av en av partene. Styret må enten velge å ikke følge opp klagesaken, eller styret må velge å følge opp saken på vegne av klager.
– Det er veldig viktig at styret er kritisk til klagen som kommer inn, for styret overtar klagerens partsrolle overfor innklagede når det støtter klagen. Det må derfor være strenge vilkår når styret skal benytte fellesskapets midler til å følge opp en sak, sier han.
Bevissikring og beslutning
Grimstad sier også at styret må innhente de nødvendige opplysninger når en klage er fremsatt.
– Det er styrets plikt å samle inn opplysninger slik at beslutningene tas på et riktig grunnlag.
– I den sammenheng er det blant annet viktig at den eller de som er innklaget får uttale seg i sakens anledning. Styret skal derfor alltid tilstrebe å få inn opplysninger fra alle parter så tidlig som mulig før styret tar en beslutning. Denne tidlige innsamlingsfasen vil også være veldig nyttig om saken skulle ende i en domstol, sier advokat Grimstad.
Det at sakens parter ikke blir hørt kan medføre en unødvendig eskalering av en klagesak. Styret må også alltid vurdere om en klagesak egner seg for å innkalle partene til et felles møte. Noen ganger løser saken seg i minnelighet når partene møtes ansikt til ansikt i et møte, mens andre ganger må man ta hensyn til vern av klager.
– Det er riktignok enkelte klager som krever umiddelbar løsning, som ved husbråk og vold, sier han.
I slike tilfeller må styret av og til ta grep umiddelbart, og det kan bli nødvendig å kreve at saken avgjøres midlertidig ved at styre begjærer midlertidig forføyning for retten.
Alle saker som behandles i styremøter og alle beslutninger skal protokollføres og meddeles partene. Hvis boligselskapet er i tvil om det vil vinne frem med sine synspunkter, kan det vært lurt å søke profesjonell bistand fra en advokat.
Av Marius Morstøl Jenssen, [email protected]